Как получить ЭЦП в Казахстане: пошаговая инструкция для предпринимателя
Предприниматели нередко откладывают оформление ключа до момента, когда он нужен срочно – для сдачи отчетности, подписания договора или подключения интернет-банка. В спешке легко выбрать неподходящую роль или столкнуться с тем, что заявку сотрудника некому подтвердить. Электронная цифровая подпись для юридических лиц и предпринимателей во многих случаях оформляется онлайн, поэтому заняться этим стоит заранее.
Что регулирует закон об электронной цифровой подписи
Юридическую силу ЭЦП в Казахстане определяет Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 7 января 2003 года. Он устанавливает, что электронный документ, удостоверенный ЭЦП, равнозначен документу на бумаге, подписанному собственноручно. Закон также определяет понятия закрытого и открытого ключей, порядок выдачи и отзыва регистрационных свидетельств, права и обязанности их владельцев.
На практике это означает, что договор или счет, подписанный ЭЦП, не требует дублирования на бумаге. Получатель может быть уверен, что документ подписан конкретным лицом и не изменялся после подписания. Владелец, в свою очередь, несет ответственность за сохранность закрытого ключа, поскольку действия, совершенные с этим ключом, признаются действиями самого владельца.
Как выглядит электронная цифровая подпись и что такое ее сертификат
ЭЦП не является физическим предметом или графическим изображением на документе. Технически это набор данных, которые формируются закрытым ключом владельца и прикрепляются к электронному документу. Ключ записывается в отдельный файл с расширением .p12, который владелец хранит на компьютере или переносит на защищенный носитель.
Сертификат электронной цифровой подписи в Казахстане называется регистрационным свидетельством. Он связывает открытый ключ с конкретным человеком и содержит сведения о владельце, а для юридических лиц – также наименование организации и роль сотрудника. Свидетельство выдает Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан (НУЦ РК). Для клиентов KMF Банка интернет-банк для бизнеса использует ЭЦП НУЦ РК для подтверждения платежей, поэтому ключ стоит получить до подключения к системе.
Пошаговая инструкция: как получить ЭЦП в Казахстане
Порядок зависит от того, кто оформляет ЭЦП. Электронно-цифровая подпись для ИП оформляется как ЭЦП физического лица, поскольку индивидуальный предприниматель (ИП) не является юридическим лицом. Для физических лиц, включая предпринимателей, порядок следующий:
Установить на компьютер программу NCALayer с сайта НУЦ РК.
Подать заявку онлайн через портал электронного правительства или сайт НУЦ РК либо обратиться в центр обслуживания населения (ЦОН).
Пройти идентификацию личности – биометрическую при онлайн-подаче или по удостоверению личности в ЦОН.
Задать пароль и сохранить ключи на компьютер или защищенный носитель.
Для товарищества с ограниченной ответственностью (ТОО) и других юридических лиц ЭЦП первым оформляет руководитель. Он подает заявку онлайн на портале электронного правительства и проходит видеоидентификацию, указав бизнес-идентификационный номер (БИН) организации. Для руководителя нового ТОО получение ЭЦП обычно совпадает с другими организационными шагами, например с необходимостью открыть расчетный счет для ТОО, поэтому эти задачи удобно решать одновременно.
Получение ключа электронной цифровой подписи в НУЦ РК бесплатно для физических и юридических лиц. Пароль от ключа НУЦ РК не хранит, поэтому его следует записать и хранить отдельно от носителя. При утере пароля восстановить доступ невозможно, и свидетельство придется отозвать.
Как получить ЭЦП на сотрудника с правом подписи
Процедура для сотрудника начинается с его собственной заявки. Сотрудник подает ее на портале электронного правительства, выбирает роль «сотрудник с правом подписи» и указывает БИН организации. После этого первый руководитель подтверждает заявку в своем личном кабинете.
Такой порядок позволяет руководителю контролировать, кто и с какими полномочиями действует от имени компании. Роль выбирается по фактическим полномочиям сотрудника, закрепленным приказом или доверенностью. Для работы с финансовыми документами предусмотрена отдельная роль. Если сотрудник увольняется или теряет полномочия, его регистрационное свидетельство следует отозвать через НУЦ РК.
Срок действия электронной цифровой подписи
Регистрационное свидетельство выдается на ограниченный срок. Ключ, сохраненный в файловой системе компьютера, действует один год, а ключ на защищенном носителе – три года. Пока срок не истек, свидетельство можно продлить онлайн через личный кабинет НУЦ РК.
Ограничение срока снижает риск использования ключа, который мог быть скомпрометирован незаметно для владельца. Кроме того, свидетельство может быть отозвано досрочно – по заявлению владельца, при компрометации ключа, утере носителя или пароля, изменении сведений, указанных в свидетельстве, а также в других случаях, предусмотренных законодательством. Отозванное свидетельство перестает действовать, и для дальнейшей работы необходимо оформить новое.
Как подписать документ электронной подписью
Для подписания файлов используется программа NCALayer, которую выпускает НУЦ РК, и веб-сервис ezSigner, разработанный АО «Национальные информационные технологии». Порядок подписания документа выглядит так:
Запустить NCALayer и открыть сервис ezSigner в браузере.
Выбрать соответствующую функцию и загрузить нужный файл.
Указать ключ, ввести пароль и подтвердить операцию.
Сохранить подписанный документ, который формируется в формате CMS.
Подписанный файл можно отправить контрагенту, а тот проверит подлинность подписи в том же сервисе через функцию проверки документа. Любое изменение файла после подписания приводит к тому, что проверка завершается ошибкой. Государственные порталы и банковские системы, как правило, обращаются к NCALayer автоматически, поэтому отдельные действия с файлом в них не требуются.
С чего начать получение ЭЦП предпринимателю
Оформление ЭЦП стоит начать с определения, кому и с какими полномочиями она нужна. Предприниматель получает ЭЦП физического лица, а в товариществе первым оформляет ключ руководитель, после чего подтверждает заявки сотрудников. Процедура бесплатна и в большинстве случаев доступна онлайн, однако пароль от ключа необходимо сохранить надежно. Своевременное продление позволяет избежать повторного прохождения полной идентификации.
Что происходит с ЭЦП сотрудников при смене директора компании?
Ключ прежнего руководителя прекращает действие, а новые заявки сотрудников подтверждает новый директор. Поэтому ему стоит сразу оформить собственную ЭЦП.
Можно ли получить ЭЦП удаленно, без визита в удостоверяющий центр?
Да. Физические лица и руководители организаций могут получить ключ онлайн с биометрической или видеоидентификацией.
Что делать, если файл ключевого носителя утерян или поврежден?
Следует отозвать регистрационное свидетельство через личный кабинет НУЦ РК или в ЦОН и оформить новый ключ.
Можно ли иметь несколько действующих ЭЦП одновременно?
Да. Закон допускает наличие у одного лица закрытых ключей для различных информационных систем, в том числе для ролей в разных организациях.
Нужно ли переоформлять ЭЦП при смене юридического адреса компании?
Переоформление требуется, если изменились данные, указанные в регистрационном свидетельстве. Актуальный состав сведений в нем можно проверить в личном кабинете НУЦ РК.
